Landkreis auf dem Weg zum papierlosen Büro: Digitaler Rechnungsworkflow in der Kreisverwaltung eingeführt

„Die Kreisverwaltung bearbeitet Rechnungen jetzt digital“, erklären Lena Heipel und Björn Pfromm, Administratoren des Rechnungsworkflows in der Kreisverwaltung. Beide haben die Einführung der neuen Software der ekom21, einem der größten IT-Dienstleister Deutschlands, komplett betreut und bauen den RWF weiter aus. „Seit der Einführung in diesem Jahr wurden bereits knapp 4.000 Rechnungen digital bearbeitet“, erklären die Administratoren. „Durch den Rechnungsworkflow ist der Prozess deutlich transparenter. Jeder Mitarbeitende kann einsehen, in welchem Bearbeitungsstatus sich die Rechnung befindet oder ob sie schon ausgezahlt ist. So können wir den Unternehmen schnellere und bessere Auskünfte geben“, sagt Heipel. 

„Die Digitalisierung unserer Kreisverwaltung ist eine der wichtigsten Aufgaben, die wir derzeit bewältigen müssen“, sagt Landrat Dr. Michael Koch und ergänzt: „Ich freue mich, dass wir mit der Einführung des digitalen Rechnungsworkflows unserem Ziel, auf Verwaltungsebene schneller, komfortabler und ressourcensparender zu arbeiten, wieder ein Stück näherkommen.“ Die optimierten Arbeitsabläufe kommen letztlich vor allem den Bürgerinnen und Bürgern zu Gute.


Rechnungsworkflow Maske minAuf dem Weg zum papierlosen Büro: Über die Einführung des Digitalen Rechnungsworkflows freuen sich (von links nach rechts) Fachdienstleiterin Antje Baumgarten, Björn Pfromm, Landrat Dr. Michael Koch, Lena Heipel und Alexander Hacker als Mitarbeitende der Kreisverwaltung sowie Christian Bäthe von der ekom21.

 

Ressourceneinsparung und schnellere Bearbeitung

Durch die digitale Rechnungsbearbeitung ergibt sich zudem ein großes Einsparpotential. „Bisher ging Papier in der Verwaltung lange Wege“, so Heipel. Bis Ende des Jahres landeten die Rechnungen in Papierform auf dem Schreibtisch der Mitarbeitenden. Nach der Prüfung folgten viele weitere manuelle Schritte. Heipel erklärt: „Der Rechnungsworkflow funktioniert vollständig elektronisch. Ausdrucken, stempeln, kopieren und abheften ist nun nicht mehr nötig.“ Durch den Wegfall der Postwege können Rechnungen zudem schneller bearbeitet und ausgezahlt werden.

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Lena Heipel und Björn Pfromm loben die gute Zusammenarbeit mit Christian Bäthe, Projektleiter der ekom21: „Großer Dank gebührt Christian Bäthe, der uns während des gesamten Prozesses mit Rat und Tat zur Seite stand. Zudem hat er über insgesamt acht Online-Schulungen fast 400 Mitarbeitende der Kreisverwaltung auf die Arbeit mit dem RWF vorbereitet.“ Dieser kann der Aussage nur zustimmen: „Bei einem Projekt dieser Größenordnung kommt es auf eine enge, direkte Zusammenarbeit zwischen den Parteien an. Nur aus diesem Grund konnte das Projekt in kürzester Zeit umgesetzt werden, damit während der Pandemie ein weiterer zentraler Arbeitsvorgang auch im Homeoffice erfolgen kann.“