Datenschutzerklärung Ehrenamtscard
Ehrenamtscard
Hinweisblatt
Informationspflichten nach Artikel 13 und 14
Datenschutzgrundverordnung
Sehr geehrte Damen und Herren,
der Landkreis Hersfeld-Rotenburg verarbeitet im Zuge seiner Aufgabenerfüllung personenbezogene Daten. Die folgenden Informationen dienen der Transparenz und sollen über den Umfang und die Hintergründe der Datenverarbeitung aufklären. Die Datenverarbeitung umfasst das Erheben, Speichern, Verarbeiten, Übermitteln aber auch das Löschen von personenbezogenen Daten.
Der Schutz von personenbezogenen Daten genießt in der Kreisverwaltung Hersfeld-Rotenburg einen sehr hohen Stellenwert. Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten erfolgt daher im Einklang mit den gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere mit den Regelungen der Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) und dem Hessischen Datenschutz und Informationsfreiheitsgesetz (HDSIG). Als zuständige Behörde ist der Fachdienst Organisation/Personal des Landkreises Hersfeld-Rotenburg für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben und demnach auf für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO verantwortlich
Nach Artikel 13 und 14 DSGVO hat der Verantwortliche betroffenen Personen, deren Daten verarbeitet werden, über den Umfang und die Zweckmäßigkeit der Datenverarbeitung zu informieren. Dieser Informationspflicht kommt dieses Merkblatt nach.
1. Verantwortlicher (Art. 4 Ziff. 7. DSGVO):
Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld‑Rotenburg, vertreten durch den Landrat, Friedloser Straße 12, 36251 Bad Hersfeld, Telefon: 06621-87 0, E-Mail: landkreis@hef-rof.de.
2. Kontaktdaten der/des Datenschutzbeauftragten:
Der behördliche Datenschutzbeauftragte hat die Aufgaben auf die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften über den Datenschutz innerhalb der Kreisverwaltung hinzuwirken.
Kreisausschuss des Landkreises Hersfeld-Rotenburg
Friedloser Straße 12
36251 Bad Hersfeld
Tel.: 06621 87-7200
E-Mail: datenschutz@hef-rof.de
3. Rechtsgrundlage der Verarbeitung/Verpflichtung zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten erfolgt aufgrund des Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Daten werden aufgrund der Einwilligung der Betroffenen, also den antragsstellenden Personen erhoben und verarbeitet. Da jeweils nur die betroffene Person selbst den Antrag einreichen kann, gehen wir davon aus, dass diese mit der Verarbeitung der Daten zu dem Zweck (Erhalt einer Ehrenamtscard) einverstanden ist.
4. Zwecke, für die personenbezogenen Daten verarbeitet werden:
Die Erteilung der Ehrenamtscard ist eine Anerkennung der hessischen Landesregierung und der Kommunen für ehrenamtliches Engagement der Bürgerinnen und Bürger. Verdiente Bürgerinnen und Bürger erhalten auf nach Prüfung dieses Antrags die sogenannte Ehrenamtscard. Damit verbunden sind verschiedene Vergünstigungen, womit die Landes- und Kommunalverwaltung ihren Dank für ehrenamtliche Tätigkeiten ausdrücken möchte.
Damit jedoch der Erhalt der Ehrenamtscard entsprechend geprüft werden kann, müssen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Der Antrag kann postalisch oder im Rahmen eines Onlineverfahrens gestellt werden. Das Onlineverfahren wird über unseren Vertragspartner EKOM21 durchgeführt. Diese Zusammenarbeit beruht auf einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.
5. Kategorien der personenbezogenen Daten die verarbeitet werden:
Allgemeine Personendaten (Name, Geburtsdatum, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
Daten über das Ehrenamtliche Engagement (Verein oder Organisation, Dauer der Tätigkeit usw.)
Kontaktdaten von Ansprechpartner im Verein (zur Verifizierung der Antragsangaben)
LOG-Daten (technische Daten, wie URL-Adresse, Browser, Datum und Uhrzeit der Antragsstellung, die ausschließlich im Rahmen der Onlineantragsstrecke erhoben werden.
6. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten:
Ihre Daten werden wie unter Punkt 4. beschrieben, ausschließlich zur Durchführung der dort genannten Aufgaben verarbeitet. Die verarbeiteten Daten werden grundsätzlich nur der betroffenen Person ausgehändigt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte (z.B. Behörden, Gerichte oder Rechtsbeistände) weiter, wenn wir hierzu aufgrund des geltenden Rechts berechtigt oder verpflichtet sind. Einzig auf Anfrage und im Rahmen von statistischen Zwecken übermitteln wir Daten an die Staatskanzlei Hessen, die Ehrenamtsagentur des Landes Hessen und an die Hessen Agentur GmbH.
7. Speicherdauer und Löschung der Daten:
Nach Beendigung der oben beschriebenen Datenverarbeitung werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen:
In diesem Fall bestehen für die folgenden Daten folgende Aufbewahrungsfristen:
- Log Daten im Rahmen der Online-Strecken werden nach 90 Tagen gelöscht.
- Daten über die Beantragung der Ehrenamtscard werden nach 5 Jahren nach Abschluss der Prüfung bzw. Ausstellung der Ehrenamtscard gelöscht.
8. Ihre Rechte (Auskunft, Berichtigung, Sperrung, Löschung, Widerspruch, Widerruf, Übertragung, Beschwerde Art. 15ff. DSGVO
Sie haben gemäß Art. 15ff. DSGVO jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft darüber zu erhalten, welche Daten über Sie bei uns gespeichert sind und zu welchem Zweck die Speicherung erfolgt. Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Darüber hinaus sind Sie berechtigt, unrichtige Daten korrigieren und Daten sperren oder löschen zu lassen, soweit die Speicherung unzulässig oder nicht mehr erforderlich ist. Zudem haben Sie das Recht, erteilte Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Ihr jeweiliges Anliegen können Sie durch Nutzung der in Ziff. 1 genannten Kontaktdaten an uns richten.
Neben den zuvor genannten Rechten haben Sie außerdem grundsätzlich das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.
Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden
Tel. 0611/1408-0
Fax 0611/1408-900 oder -901
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
10. Übermittlung der Daten an weitere Stellen (Drittland)
Eine Übermittlung von Daten in ein Drittland findet nicht statt.
11. Automatische Entscheidungsfindung/Profiling im Verfahren
Automatischen Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO findet nicht statt.
12. Quelle der personenbezogenen Daten
Die Daten werden ausschließlich aus den von Ihnen gemachten Angaben im Antrag erhoben.