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kommunales jobcenter
Formular-Management-System soll Digitalisierung im Kommunalen Jobcenter weiter vorantreiben
Großer Schritt bei der Digitalisierung von Verwaltungsprozessen beim Landkreis Hersfeld-Rotenburg. Mit der Einführung eines neuen Formular-Management-Systems werden statische Papier- und PDF-Formulare durch webbasierte und intelligente Anwendungen abgelöst. Durch die Einführung des neuen Online-Services des Kommunalen Jobcenters wird eine moderne Schnittstelle geschaffen, die den Antragsprozess für Bürgerinnen und Bürger vereinfacht und gleichzeitig die Mitarbeitenden der Kreisverwaltung entlastet. Das Pilotprojekt des Kommunalen Jobcenters soll perspektivisch auch auf weitere Verwaltungsprozesse ausgeweitet werden.
Seit Anfang Mai sind die ersten fünf Anwendungen auf der Homepage freigeschaltet. Daniel Jacobi, aus dem Fachbereich Arbeit und Migration und federführend für das Projekt verantwortlich, erklärt: „Durch die Einführung des Formular-Management-Systems gibt es diverse Vorteile. Zum einen wird eine optimierte Erreichbarkeit gewährleistet und durch vordefinierte Pflichtfelder ist die Dateneingabe deutlich valider. Zum anderen ist der Prozess für die Kundinnen und Kunden deutlich vereinfacht. Dadurch werden sie ausschließlich durch die für ihren Sachverhalt relevanten Fragen geleitet.“
Prozesse werden vereinfacht
Auch der Erste Kreisbeigeordnete und zuständige Dezernent für Digitalisierung, Dirk Noll, sieht diverse Vorteile: „Viele Papier-Formulare sind äußerst kompliziert. Durch die Etablierung solcher digitalen Prozesse werden Dinge vereinfacht. Es wird dadurch eine höhere Bürgerfreundlichkeit gegeben. Für uns als Behörde ist das ein lohnenswertes Ziel, welches hoffentlich auch in diesem Maße angenommen wird.“
„Gerade für das Kommunale Jobcenter sind solche Digitalisierungsprozesse von großer Bedeutung. Damit wird nicht nur eine größere Kundenfreundlichkeit gewährleistet, sondern auch die Arbeitsprozesse für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich erleichtert“, fügt René Bieber, Fachbereichsleiter Arbeit und Migration, an.
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Bei den ersten fünf Anwendungen gibt es unter anderem die Möglichkeit digitale Dokumente einzureichen oder einen Rückrufwunsch zu hinterlegen. Dieser Beginn markiert einen weiteren Schritt einer umfassenden Digitalisierungsstrategie des Kommunalen Jobcenters. Die langfristige Zielsetzung des Projekts liegt in einer vollständigen technischen Integration. Das Angebot der Online-Services soll stetig erweitert werden, um die Verwaltungsprozesse zu vereinfachen. „Mit dem Start des Formular-Management-Systems geht die Kreisverwaltung einen wichtigen Schritt in der Digitalisierung und vereinfacht damit Prozesse nachhaltig“, bilanziert Noll abschließend. Die digitalen Formulare sind unter: http://hef-rof.de/digitales-jobcenter abrufbar.
Hintergrund
Das Onlinezugangsgesetz, das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen, hat das Ziel, dass Bürgerinnen und Bürger staatliche Leistungen einfach und sicher aus dem heimischen Wohnzimmer beantragen können. Ob die Zulassung eines Autos oder der Antrag auf Elterngeld: Alle Verwaltungsleistungen von Behörden sollen auch digital über Verwaltungsportale angeboten werden.
Im Landkreis Hersfeld-Rotenburg sind aktuell 75 Leistungen online zugänglich. Im hessenweiten Vergleich ist die Kreisverwaltung damit gut aufgestellt. Trotzdem arbeitet die Kreisverwaltung stetig unermüdlich daran, den Prozess der Digitalisierung voranzutreiben.
Trotz der Möglichkeit, die Formulare online auszufüllen, können die Bürgerinnen und Bürger auch weiterhin Papierformulare nutzen. Die Mitarbeitenden stehen innerhalb der regulären Öffnungszeiten weiterhin zur Verfügung.
