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Online-Buchungsplattform und digitales Hallenbuch helfen bei der Sportstättenbuchung
Mit der Online-Buchungsplattform „Locaboo“ und dem digitalen Hallenbuch wird die Vergabe und Verwaltung der kreiseigenen Sportanlagen seit dem Frühjahr auf ein zukunftsfähiges und nachhaltiges Niveau gehoben. Die Resonanz der Vereine ist dabei fast durchgehend positiv.
„Im April und Mai wurden die modernen Systeme eingeführt. Nach anfänglicher Skepsis erhalten wir ausschließlich nur noch positive Resonanzen. Zumal sich an den Zuständigkeiten durch die Einführung der Software nichts verändert hat und die Städte und Gemeinden eng mit in den Prozess eingebaut wurden“, bilanziert Anja Csenar, Fachdienstleiterin Schulen und Gebäude.
Johannes Oetzel ist beim Fachdienst Schulen und Gebäude für die Vergabe der kreiseigenen Sportstätten zuständig. Dabei berichtet er auch aus Sicht der Kreisverwaltung von deutlich einfacheren Prozessen: „Vorher fand ein langwieriger Austausch mit den Vereinen statt, es mussten Verträge unterzeichnet werden und die Kommunikation lief nicht immer reibungslos. Mit der Einführung der Online-Buchungsplattform sowie dem digitalen Hallenbuch gehört das der Vergangenheit an. Die Digitalisierung dieses Prozesses spart Zeit und führt zu einer effizienteren Auslastung der Sportanlagen.“
Was sind die Vorteile?
Mit Einführung von "Locaboo" entfallen auch die bisherigen Hallenbücher. Die Vereine bestätigen ihre Anwesenheit digital über einen ausgehängten QR-Code. Die Kreisverwaltung verwaltet über "Locaboo" insgesamt 41 Sportanlagen (39 Sporthallen, ein Schwimmbad, und ein Stadion (Rasenplatz inklusive Tartanbahn)). Das Programm wird aktuell von 182 Vereinen genutzt – neue Vereine aus dem Kreisgebiet können allerdings problemlos hinzugefügt werden.
Durch die Einführung der Buchungsplattform ist es den Vereinen seitdem möglich, die kreiseigenen Sportanlagen einfach von zu Hause aus zu reservieren. Hallenbelegungen können online eingesehen und Zeiten digital gebucht werden. Jeder Verein und jede Gruppe kann auf die zuvor vereinbarten eigenen Hallenzeiten zugreifen. „Neue Anforderungen im Rahmen der Digitalisierung und Bürgerfreundlichkeit machten es erforderlich, diesen Bereich digitaler, effizienter und auch transparenter aufzustellen. 'Locaboo' deckt alle Prozesse in einem System ab. Von der zentralen Ressourcenverwaltung, über die Online-Buchungsplattform, hin zur ganzheitlichen Kommunikation“, führt Fachdienstleiterin Anja Csenar weiter aus.
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Auch das digitale Hallenbuch bietet große Vorteile. Während in der Vergangenheit im analogen Hallenbuch, die Belegungen nicht immer aufgeführt worden sind, bietet die digitale Version ohne großen Aufwand einen einfachen Check-In: „Sobald man die Halle zur gebuchten Zeit betritt, hinterlegt man den Verein, den Übungsleiter und die Teilnehmerzahl. Bei Feststellung von Schäden im Vorfeld des Trainings kann man diese ebenfalls melden. Danach können wir als Verwaltung alles nachvollziehen und müssen keine aufwendigen Prozesse bei Problemen starten“, ergänzt Oetzel.
Insgesamt macht die Einführung der Online-Buchungsplattform und das digitale Hallenbuch die Vergabe und Verwaltung der kreiseigenen Sportanlagen nicht nur deutlich transparenter, sondern trägt auch dazu bei, die Buchung und Verwaltung öffentlicher Ressourcen effizienter zu gestalten. Alle Beteiligten zeigen sich seit der Einführung sehr zufrieden. Weitere Innovationen in diesem Bereich sind perspektivisch zudem nicht ausgeschlossen.
Weitere Informationen und ein FAQ rund um die Nutzung der kreiseigenen Sportanlagen finden Sie unter: www.hef-rof.de/sportstaetten
